Das ERP weiß auf den Cent genau, was ein Kunde letztes Jahr bestellt hat. Aber wer war zuletzt bei ihm auf dem Hof? Was wurde besprochen? Welches Angebot liegt noch offen — und warum? Diese Informationen stecken in E-Mails, Notizzetteln und Köpfen. Genau dafür haben wir CRM gebaut: ein CRM, das aus der Praxis des Agrarhandels kommt und direkt am ERP hängt, statt daneben zu existieren.
Worum es in der Praxis wirklich geht
Die meisten Betriebe, mit denen ich spreche, haben kein Datenproblem — sie haben ein Sichtbarkeitsproblem. Die Umsätze liegen im ERP, die Kundengespräche in Outlook, die Besuchsplanung in Excel, und die Vertriebspipeline existiert nur im Kopf des Außendienstlers. Ein generisches Cloud-CRM löst das selten: Es kennt weder die Artikel noch die Warengruppen noch die Vertreterstruktur, und die doppelte Datenpflege sorgt zuverlässig dafür, dass es nach einem halben Jahr niemand mehr nutzt.
Der Ansatz von CRM ist ein anderer: Die Stammdaten und Umsätze kommen per Replikation aus dem ERP. Niemand pflegt Kunden doppelt. Das CRM ergänzt, was dem ERP fehlt — die Kommunikations- und Vertriebsebene.
Vertriebsaktivitäten: das Gedächtnis des Vertriebs
Kern des Systems ist die Aktivitätenverwaltung. Jeder Besuch, jedes Telefonat, jede Notiz wird am Kunden erfasst — mit Typ, Datum, Ansprechpartner und optional Zeiterfassung und gefahrenen Kilometern. Die Timeline am Kundenkonto zeigt auf einen Blick, was in den letzten Monaten passiert ist. Wer einen Kunden übernimmt, liest sich in fünf Minuten ein, statt Kollegen hinterherzutelefonieren.
Vertriebspipeline: Kanban statt Bauchgefühl
Offene Chancen laufen durch eine konfigurierbare Pipeline — als Kanban-Board oder Tabelle, je nach Vorliebe. Mehrere Pipelines parallel sind möglich, etwa getrennt nach Geschäftsbereich. Jede Chance hat Wert, Phase und Wahrscheinlichkeit; die Vertriebsleitung sieht, was im Forecast steckt, statt zu raten.
E-Mail und Outlook: dort abholen, wo gearbeitet wird
Ein CRM, das neben dem Postfach herläuft, verliert. Deshalb ist die E-Mail-Anbindung bidirektional: Mails werden direkt aus dem CRM versendet (mit Textbausteinen und Platzhaltern), eingehende Antworten werden per IMAP automatisch dem richtigen Kunden und dem richtigen Gesprächsfaden zugeordnet. Seit diesem Jahr kommt der Outlook-Sync über Microsoft 365 dazu: Ansprechpartner landen als Kontakte auf dem Diensthandy, CRM-Termine erscheinen im Outlook-Kalender — und umgekehrt. Der Außendienst arbeitet in Outlook weiter wie gewohnt; das CRM bleibt trotzdem aktuell.
Dashboard: Zahlen, die Fragen beantworten
Das integrierte Dashboard holt die ERP-Zahlen dahin, wo sie hingehören — neben die Kundengespräche:
- Umsatz-Trend mit Vorjahresvergleich, Verkauf gegen Einkauf
- Top-Artikel und Top-Kunden, jeweils mit Entwicklung zum Vorjahr
- Umsatz nach Artikel- oder Warengruppe, umschaltbar
- eine PLZ-Heatmap von Deutschland: Wo sitzt der Umsatz, wo sind weiße Flecken?
- Kundenwert-Analysen (Kohorten, Customer Lifetime Value)
Jeder Vertriebsmitarbeiter sieht dabei wahlweise „Alle" oder „Meine" Kunden — das Rechtesystem sorgt dafür, dass jeder genau das sieht, was er sehen soll.
Karte und Route: Vertrieb ist Außendienst
Ein Feature, das im Agrarhandel überraschend viel Wirkung zeigt: die Umkreissuche. „Ich bin morgen bei Kunde X — wer sitzt noch im Umkreis von 30 Kilometern?" Das CRM beantwortet das per Geokodierung über die Postleitzahl, inklusive Routenberechnung. Aus einem Besuch werden zwei oder drei — ohne zusätzliche Planung.
Ein System, viele Betriebe
CRM ist mandantenfähig und modular: Jeder Betrieb schaltet nur die Module frei, die er braucht — vom Bestellwesen über die Verkaufsanzeige bis zum Outlook-Sync. Sieben Rollenstufen und granulare Berechtigungen regeln, wer was sehen und ändern darf. Technisch ist das Ganze eine moderne Blazor-Webanwendung auf .NET: Sie läuft im Browser, ohne Installation am Arbeitsplatz, und wird auf Wunsch im eigenen Haus betrieben — die Kundendaten bleiben dort, wo sie hingehören.
Mein Ansatz
Ein CRM scheitert selten an der Technik, sondern an der Akzeptanz. Deshalb baue ich nicht das CRM mit den meisten Funktionen, sondern das mit den wenigsten Hürden: keine doppelte Datenpflege, Anbindung an die Werkzeuge, die ohnehin genutzt werden, und Module, die pro Betrieb passen statt überfordern. Wenn Sie wissen wollen, wie das für Ihren Betrieb aussehen könnte — sprechen Sie mich an.