Viele kleine und mittlere Betriebe schreiben ihre Rechnungen bis heute in Excel oder Word. Die Vorlage ist über Jahre gewachsen, jeder kennt sie, und sie funktioniert. Mit der E-Rechnungspflicht ändert sich daran etwas Grundsätzliches: Eine PDF-Datei, die nur gut aussieht, reicht im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen bald nicht mehr. Gefragt ist eine Rechnung, deren Daten eine Maschine lesen kann.
Die Fristen rücken näher
Seit Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz im Inland E-Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle. Für viele Betriebe ist das keine ferne Zukunft mehr, sondern die nächste Rechnung im neuen Jahr.
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 – zum Beispiel als XRechnung (reines XML) oder als ZUGFeRD-PDF, bei dem die Rechnungsdaten in eine lesbare PDF eingebettet sind.
Ein neues Rechnungsprogramm ist nicht immer die beste Antwort
Die naheliegende Empfehlung lautet: Rechnungsprogramm kaufen, Stammdaten übertragen, Abläufe umstellen. Für manche Betriebe ist das richtig. Für viele andere ist es ein großer Umbau für ein kleines Problem. Die Rechnung selbst stimmt ja – es fehlt nur das passende Format.
Genau hier setzt ONE4XFACTUR an: Die gewohnte Vorlage bleibt, und aus ihr entsteht die E-Rechnung.
Fünf Schritte statt XML-Kenntnissen
Der Ablauf ist bewusst einfach gehalten und auf jeder Seite sichtbar:
- übernehmen – Excel-, Word- oder PDF-Datei hochladen, auch ein Foto vom Handy. Makros werden nie ausgeführt.
- kontrollieren – Original und erkannte Daten stehen nebeneinander. Jeder Wert zeigt, woher er stammt; unsichere Werte werden markiert und müssen bestätigt werden.
- erzeugen – eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten Rechnungsdaten nach ZUGFeRD (EN 16931) oder wahlweise eine XRechnung.
- prüfen – unser Prüfdienst ONE4XVALID prüft genau die erzeugte Datei. Nur bei „gültig“ geht es weiter.
- speichern – herunterladen; Original, Rechnungsdaten und Prüfbericht werden gemeinsam abgelegt.
Firmenname, Anschrift, Steuernummer und Bankverbindung werden einmal als Stammdaten hinterlegt und stehen danach automatisch auf jeder Rechnung.
Nichts wird erfunden
Der wichtigste Grundsatz bei der Entwicklung war: Eine Software darf keine Rechnungsangaben raten. Bei Excel- und Word-Vorlagen ist die Zuordnung eindeutig – Rechnungsnummer, Datum, Empfänger und Positionen werden vollständig übernommen. Bei beliebigen PDF-Rechnungen und Scans ist das anders. Dort schlägt ONE4XFACTUR Werte nur vor und markiert sie als „unsicher“, bis sie jemand mit dem Original verglichen hat.
Zusätzlich rechnet die Anwendung jede Rechnung nach. Liest die Texterkennung zum Beispiel eine „40“, wo im Original eine „10“ steht, passen Positionsbetrag und Summe nicht mehr zusammen – das fällt auf, bevor eine falsche Rechnung entsteht. In solchen Fällen schlägt ONE4XFACTUR die plausible Menge vor und nennt den gelesenen Wert dazu.
Mit jeder Rechnung ein wenig weniger Arbeit
Wer regelmäßig ähnliche Rechnungen erfasst, soll nicht jedes Mal dieselben Angaben eintippen. Kunden lassen sich in einem Kundenstamm speichern. Stehen Name und Postleitzahl eines gespeicherten Kunden im Dokument, wird er als Empfänger vorgeschlagen. Auch korrigierte Einheiten merkt sich die Anwendung, sobald eine so korrigierte Rechnung abgelegt wurde. Die Entscheidung bleibt trotzdem beim Menschen: Vorschläge müssen bestätigt werden.
Prüfen heißt: technisch prüfen
ONE4XVALID prüft Format, PDF/A-Konformität und die Regeln der EN 16931. Das ist eine technische Prüfung, keine steuerliche Beratung. Ob ein Steuersatz oder eine Leistungsbeschreibung im Einzelfall richtig ist, kann keine Software verbindlich beantworten. Diese Grenze nenne ich bewusst – lieber klar als später überraschend.
Betrieb in Deutschland, mehrere Benutzer, sichere Anmeldung
ONE4XFACTUR läuft als Webanwendung unter xfactur.one auf einem Server in Deutschland. Mehrere Kolleginnen und Kollegen einer Firma können mit eigenen Konten arbeiten; Administratoren melden sich mit Zwei-Faktor-Anmeldung an. Freigegebene Rechnungen lassen sich auf Wunsch zusätzlich digital signieren. Einen Export aller Firmendaten gibt es jederzeit mit einem Klick.
Mein Ansatz
Ich halte nichts davon, Betriebe wegen eines neuen Pflichtformats in ein neues Rechnungsprogramm zu drängen. Sinnvoller ist es, das Vorhandene prüfbar zu machen: die bewährte Vorlage behalten, die Daten sauber übernehmen und jede erzeugte Datei prüfen lassen, bevor sie das Haus verlässt.
ONE4XFACTUR befindet sich derzeit in der Testphase und kann kostenlos ausprobiert werden. Wenn Sie wissen möchten, ob Ihre Rechnungsvorlage passt, schicken Sie mir gern eine anonymisierte Musterrechnung – oder probieren Sie es direkt unter xfactur.one aus.