
Revisionssichere Archivierung elektronischer Rechnungen – Nextcloud als Option
Die Digitalisierung im Rechnungswesen schreitet stetig voran, und ich sehe, dass Unternehmen zunehmend vor der Herausforderung stehen, ihre elektronischen Rechnungen – besonders XRechnungen – revisionssicher zu archivieren. Bisher lag mein Fokus hauptsächlich auf der Ausgabe von XRechnungen und darauf, diese mithilfe eines Konverters für jeden zugänglich zu machen. Doch als ein Kunde kürzlich fragte, wie genau eine XRechnung korrekt aufbewahrt werden muss, wurde mir bewusst, dass ich diesen wichtigen Aspekt bisher nur am Rande betrachtet hatte.
Mit der neuen Fassung der GoBD, die im April 2024 in Kraft trat, sind die Anforderungen an die revisionssichere Archivierung elektronischer Dokumente deutlich konkreter geworden. Unternehmen müssen nun sicherstellen, dass alle steuerrelevanten Unterlagen gesetzeskonform und manipulationssicher gespeichert sind, um den Anforderungen an die Revisionssicherheit gerecht zu werden.
Ad-hoc-Lösung für meine Kunden: Nextcloud als Option für revisionssichere Archivierung
Ad-hoc habe ich eine mögliche Lösung für dich und meine Kunden gefunden. Nextcloud bietet sich als flexible und kosteneffiziente Option zur revisionssicheren Archivierung an. Nextcloud verfügt über verschiedene Funktionen, die den GoBD-Anforderungen entsprechen können:
- Audit-Logs: Damit können alle Zugriffe und Änderungen lückenlos protokolliert werden, sodass Manipulationen jederzeit nachvollziehbar bleiben.
- Versionsverwaltung: Mit der Speicherung mehrerer Dokumentenversionen können Änderungen rückgängig gemacht und frühere Versionen eingesehen werden.
- Rollen- und Berechtigungsmanagement: Differenzierte Rechte erlauben es, den Zugriff präzise zu steuern und sensible Daten zu schützen.
- Verschlüsselung: Sowohl serverseitige als auch End-to-End-Verschlüsselung bieten zusätzlichen Schutz vor Manipulation.
Diese Funktionen machen Nextcloud zu einer vielversprechenden Option für die revisionssichere Archivierung. Allerdings setzt eine vollständige GoBD-Konformität eine sorgfältige Konfiguration der Funktionen sowie regelmäßige Überprüfungen voraus.
Hosting-Service und automatisierte Dokumentenablage per E-Mail
Um meinen Kunden diesen Service anzubieten, hoste und konfiguriere ich Nextcloud auf meinem eigenen Server. Die Kunden erhalten vollen Zugriff auf ihre Daten und können Nextcloud zur revisionssicheren Archivierung nutzen. Die GoBD-Konformität bleibt jedoch von einer fehlerfreien Konfiguration und regelmäßigen Protokollüberprüfungen abhängig, weshalb die letztendliche Verantwortung beim Kunden liegt.
Weiterhin gibt es auch die Möglichkeit, dass der Kunde dies on-premise bei sich hostet.
Zusätzlich könnte eine automatisierte Ablagefunktion die Arbeit weiter erleichtern: Kunden könnten ihre Rechnungen an eine speziell eingerichtete E-Mail-Adresse senden, von der aus die Dateien automatisch in einem Nextcloud-Ordner abgelegt werden. Das spart Zeit und ermöglicht eine schnelle, digitale Archivierung.